«Out of office»-MeldungIch bin dann mal weg!
Eine Betrachtung der Abwesenheitsnachrichten für die Ferien: Tipps für die Formulierung, lustige Wege zur Zweckentfremdung und Antworten auf die Frage zu Messengern.
Es zählt zu den schönsten Dingen, die wir in einem Büro tun können: im E-Mail-Programm die Abwesenheitsmitteilung einzurichten. Dann ist klar, dass die Ferien tatsächlich unmittelbar bevorstehen: «Ich bin die nächsten drei Wochen nicht da. Bitte wenden Sie sich an meinen bedauernswerten Kollegen, der seine Ferientage schon im Frühling aufgebraucht hat!»
Die Funktion im E-Mail heisst Autoreply oder auch «Out of office reply», kurz OOOR. Erfunden wurde sie an der University of Washington, wo ab 1989 das Mailprogramm Pine entwickelt wurde: So behauptet es zumindest Googles KI Bard, allerdings ohne einen Beleg zu liefern. Gesichert ist hingegen, dass 1999 das Schweizer Telecomunternehmen Diax (heute Sunrise) eine solche automatische Antwortfunktion anbieten und sich damit von der Konkurrenz absetzen konnte.
Seitdem ist die Hauptaufgabe dieser automatischen Antworten, Leute zu vertrösten. Wie man das am besten tut, weiss ein Experte. Brandon Smith ist Karrierecoach und hat beim US-Fernsehsender CNBC neulich seinen ultimativen Trick verraten: Wir sollten unbedingt ein persönliches Detail in die Formulierung einflechten, etwa, dass wir uns auf einer Reise mit unserer Familie befänden. Denn das vermittle dem Empfänger, dass er – Zitat Brandon Smith – ein «Trottel ist, wenn er sein Anliegen für wichtiger hält».
Humor ist, wenn man trotzdem lacht
Ausserdem teilen wir mit, wann wir zurück sind. Wir geben eine Stellvertreterin oder einen Stellvertreter an, aber wir machen keine Versprechen, wie schnell er oder sie sich der Sache annimmt. Das alles sollte nüchtern und sachlich erfolgen – so zumindest besagt es die Lehrmeinung. Aber wie das so ist im Internet: Es gibt viele, die das genaue Gegenteil tun. Wieso nicht die Botschaft über Emojis vermitteln (🙎🏻♂️➕👩👧🚉🛤️➡️☀️🏖️❌🖥️)? Originell ist auch die Comiczeichnung, die in einer Kurve den Stressverlauf vor, während und nach den Ferien aufzeigt.
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Kollege Rafael Zeier macht sich mit seiner Antwort vermutlich auch nicht nur Freunde: «Ich bin in den Ferien. Sie offensichtlich nicht.» Ebenso wenig die Person, die folgenden Gag für angebracht hielt: «Ich bin zurzeit bei einem Bewerbungsgespräch und werde mich bei Ihnen melden, falls ich den Job nicht bekommen habe.»
Eine Art digitale Wandersage ist das «Stirb langsam»-Quiz. Es taucht in Sammlungen lustiger Abwesenheitsmeldungen immer wieder auf, aber ohne dass sich herausfinden liesse, ob und wer es tatsächlich einmal verschickt hat. Jedenfalls lautet es so: «Tut mir leid, dass ich Sie verpasst habe. Doch da ich Sie warten lassen muss, können Sie mir helfen, einen Streit zwischen meinen Kollegen und mir zu schlichten.» Der angebliche Streit dreht sich um folgende Frage:
Allem Humor zum Trotz ist die Abwesenheitsmeldung ein Relikt der Vergangenheit. Denn sie hat einen entscheidenden Nachteil, indem sie erst nachträglich erfolgt, wenn jemand sein E-Mail schon geschrieben hat. Bei Kommunikationsplattformen wie Slack oder Teams zeigt ein Symbol an, ob jemand aktiv und ansprechbar ist. Die Statusangabe gibt es auch in einzelnen Messengern wie Whatsapp. Mit ihr informieren Sie über den Grund einer Abwesenheit und geben, falls nötig, die Stellvertretung an. Und denken Sie daran, die Benachrichtigungen zu pausieren: Denn Sie verdienen ungestörte Ferien, selbst wenn jemand den entsprechenden Hinweis übersieht oder ignoriert.
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