Tipps für die TabellenkalkulationSo erleichtern Ihnen KI-Bots die Arbeit in Excel und Google Tabellen
Wie Sie künstliche Intelligenz für schwierige Berechnungen und Auswertungen korrekt einsetzen.
Ob die künstliche Intelligenz die Welt retten oder uns alle umbringen wird, ist noch nicht entschieden: Die Experten sind sich in dieser Frage noch nicht einig. Eines ist jedenfalls klar: Den Büroalltag vereinfacht die KI schon jetzt beträchtlich.
Ein praktisches Beispiel: Formeln in der Tabellenkalkulation. Sie stellen vor allem Gelegenheitsanwenderinnen und sporadische Nutzer vor Probleme: Denn die Funktionsnamen gehen leicht vergessen, ebenso die Feinheiten der Syntax. Doch bei Erinnerungslücken helfen uns die Chatbots noch so gern auf die Sprünge. Chat-GPT liefert sogar eine Erklärung der Formel mit.
Ein simples Beispiel: Zufallszahl
Für einen simplen Test möchten wir die Formel für eine Zufallszahl zwischen 100 und 440 wissen. Wir fragen sie für Excel ab, aber es ginge genauso für die Tabellenkalkulation von Google. Chat-GPT liefert prompt die passende Formel:
=ZUFALLSZAHL()*(440–100)+100
Pedantinnen und Pedanten würden anmerken, dass das einfacher ginge (=ZUFALLSZAHL()*340+100) und dass wir vermutlich keine Nachkommastellen brauchen (=GANZZAHL(ZUFALLSZAHL()*340+100)). Aber immerhin wird die Funktionsweise der Formel so klar.
Auch Microsofts eigener Chatbot Bing hilft mit einer Formel aus, nämlich =RANDBETWEEN(100,440). Dumm nur, dass sie nicht funktioniert. Denn obwohl die Aufgabe in Deutsch gestellt wurde, gibt Bing eine Formel für englischsprachige Excel-Versionen. In Deutsch heisst die Funktion nicht «Randbetween», sondern «Zufallsbereich», und die beiden Werte werden nicht durch Komma, sondern durch ein Semikolon getrennt. Fürs deutsche Excel lautet die Formel so:
=ZUFALLSBEREICH(100;440)
Kniffliger: Die Wochenend-Ausgaben addieren
Aber lösen die KI auch schwierigere Probleme? In einer Liste mit Daten (Spalte A) und Geldbeträgen (Spalte B) soll Excel jene Beträge addieren, die am Wochenende angefallen sind. Chat-GPT ist wiederum souverän. Die Formel gibt nicht nur das richtige Resultat aus, sie ist auch kurz und elegant und wird obendrein aufgedröselt:
=SUMME(WENN(WOCHENTAG(A:A;2)>5;B:B))
Bing verwendet die Funktion Summenprodukt, was auch zum Ziel führt. Allerdings müssen wir diese Formel wiederum eindeutschen:
=SUMMENPRODUKT((WOCHENTAG(A2:A10;2)>=6)*(B2:B10))
Und Bing stellt uns eine Falle: Die Formel berücksichtigt nicht die ganzen Spalten A und B, sondern jeweils nur die Zeilen 2 bis 10 – das müssen wir von Hand korrigieren.
Es gibt auch einige auf Tabellenkalkulation spezialisierte Bots, namentlich Gptexcel (gptexcel.uk), aiexcelbot.com und formulabot.com: Sie alle erzeugen Formeln gemäss einer Beschreibung oder liefern für vorhandene Formeln eine Interpretation. Interessant: Bei einem Testlauf haben sie alle die gleiche Lösung erzeugt, sodass die Vermutung naheliegt, dass überall die gleiche KI am Werk ist.
Auch diese Helfer sparen Zeit und Nerven. Es ist allerdings absehbar, dass sie bald überflüssig sein werden, denn sowohl Google als auch Microsoft haben angekündigt, die künstliche Intelligenz direkt in ihre Büroprogramme einzubauen.
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