Büro-Apps von Slack bis WhiteboardFünf Tipps für Menschen, die am Bildschirm arbeiten
Ob Videokonferenzen, Korrespondenz mit Kollegen oder die klassischen Office-Anwendungen: So kommunizieren Sie im digitalen Büro effizienter.
Slack für Neueinsteiger: Die wichtigsten Tipps
Slack als modernes Kommunikationsmittel bringt gegenüber E-Mail einen beträchtlichen Geschwindigkeitsgewinn – und die App ist übrigens nicht nur innerhalb von Unternehmen nutzbar, sondern auch für Gelegenheitsnutzer und private Projekte: Auf Slack.com gibt es eine kostenlose Nutzungsmöglichkeit, die gegenüber den Bezahlplänen einige Einschränkungen hat: Die wichtigste Limitation liegt im Nachrichtenverlauf, der auf die letzten 90 Tage beschränkt ist. Trotzdem ist Slack eine gute Wahl, sobald man mit einem klassischen Messenger wie Whatsapp an Grenzen stösst.
Die Stärke von Slack liegt in der flexiblen Kommunikation: Für laufende Projekte richten Sie einen Gruppen-Chat ein, in dem sich alle Beteiligten einbringen können und bei dem der Austausch kontinuierlich und für alle nachvollziehbar stattfindet. Es ist auch möglich, sich informell mit einem oder mehreren Kollegen auszutauschen: Dazu senden Sie Direktnachrichten oder versammeln Leute zu einem spontanen Gruppenchat.
Slack zeichnet sich durch die intensive Nutzung von Emojis aus – was auf den ersten Blick nicht sehr professionell wirkt, aber schnelle und unkomplizierte Bestätigungen ermöglicht: Eine Nachricht mit Daumen hoch zu kennzeichnen, signalisiert Einverständnis. Dank eines grossen Fundus an weiteren Emojis sind vielfältige Reaktionen möglich, und es ist auch möglich, Konventionen zu etablieren: beispielsweise, dass dringende Anliegen mit einem roten Punkt ausgezeichnet werden.
Auch praktisch: Möchten Sie einen Nebenaspekt diskutieren, tun Sie das in einem Thread, also in einem separaten Diskussions-Ast, der an eine Antwort angehängt ist, aber den hauptsächlichen Nachrichtenverlauf nicht in die Länge zieht.
Drei nützliche Tipps für Neueinsteiger:
Sie können Nachrichten zeitversetzt senden, indem Sie beim grünen «Jetzt senden»-Knopf auf den Pfeil nach unten tippen. Beim Handy tippen Sie den «Senden»-Knopf für diese Option etwas länger an.
Wenn Sie am Anfang einer Nachricht einen Schrägstrich (/) eingeben, erscheint ein Menü mit vielen nützlichen Aktionen, beispielsweise, um Dateien oder den Kalender einzubinden oder eine Umfrage zu starten.
Wichtig fürs Seelenheil bei Slack ist die richtige Konfiguration der Benachrichtigungen: Sie können jeden Kanal durch Anklicken mit der rechten Maustaste stumm schalten, wenn Sie zu viele Benachrichtigungen erhalten. Und allgemein können Sie festlegen, wann Sie Benachrichtigungen erhalten und wann nicht, indem Sie auf Ihr Benutzerbild klicken, «Persönliche Einstellungen» auswählen und bei «Benachrichtigungen» die entsprechenden Regeln festlegen.
Slack für Fortgeschrittene: Die Nerven der Kollegen schonen
Viele von uns haben Slack – oder den Konkurrenten von Microsoft namens Teams – während der Homeoffice-Zeit kennen gelernt. Doch derweil ist klar, dass die uns auch nach der Rückkehr ins Büro erhalten bleiben. Noch etwas ist inzwischen unübersehbar: Diese Apps können ganz schön nerven: Nämlich dann, wenn sie im Abstand von wenigen Sekunden darüber informieren, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.
Dieses Kaskade an Pling-Geräuschen rührt daher, dass jedes Drücken der «Enter»-Taste eine separate Nachricht auslöst. Nun gibt in jedem Team mindestens einen Kollegen, der – statt seine Mitteilung in einen ordentlichen Absatz zu fassen – ein halbes Dutzend einzelne Sätze abfeuert.
Weisen Sie den Störenfried in Ihrem Team auf die weiche Zeilenschaltung hin: Wenn er die Umschalttaste gedrückt hält und «Enter» betätigt, dann erscheint eine neue Zeile, aber, ohne dass der vorherige Absatz schon gesendet würde. Zweite Möglichkeit: Er kann in Slack bei «Persönliche Einstellungen» im Abschnitt «Erweitert» die Optionen zur Eingabetaste ändern: Mit der Auswahl «Eine neue Zeile beginnen» wird die Nachricht erst gesendet, wenn er «Ctrl» und «Eingabetaste» betätigt. Diese Konfigurationsänderung empfehlen wir auch allen Personen, die häufig Einträge löschen oder bearbeiten müssen, weil sie unfertige oder unbedacht formulierte Mitteilungen abgeschickt haben.
Videokonferenzen: Das Mikrofon stumm schalten
Videokonferenzen lassen sich leicht zum Entgleisen bringen – und zwar auf eine für alle Beteiligten peinliche Weise: Das passiert dann, wenn ein vermeintlich stumm geschaltetes Mikrofon eine unqualifizierte Äusserung leider doch an alle übertragen hat. Damit das nicht passiert, müssen wir uns angewöhnen, das Mikrofon nach einem Votum abzuschalten – und das geht am einfachsten über ein Tastaturkürzel, das global funktioniert.
Bei Windows 11 schalten Sie das Mikrofon ein und aus, indem Sie die Windows-Taste zusammen mit «Alt» und «k» betätigen. Allerdings funktioniert diese Methode nur unter zwei Bedingungen: Erstens müssen Sie das Herbst-2022-Update (22H2) verwenden, das demnächst über die Update-Funktion ausgeliefert wird. Zweitens müssen die Kommunikations-Apps das Tastaturkürzel unterstützen, was erst nach und nach der Fall sein wird.
Eine universelle Alternative auch für Windows 10 eröffnet sich in den Microsoft Power Toys (bit.ly/ms-powertoys): Diese Sammlung von kostenlosen Hilfsprogrammen wird von den Windows-Entwicklern bereitgestellt, die erste Version gab es für Windows 95. Nebst anderen nützlichen Funktionen (siehe dazu Doping für Windows) gibt es die «Videokonferenz-Stummschaltung»: Hier legen Sie eine Tastenkombination fürs Ein- und Ausschalten des Mikrofons fest. Damit dieser Trick funktioniert, müssen Sie die Power Toys im Administrator-Modus starten. Das tun Sie in der Rubrik «Allgemein» beim «Administratormodus».
Für den Mac gibt es ebenfalls eine Stummschaltungs-App: MuteMyMac findet sich im App-Store, und verwendet die Tastenkombination «Option» + «F5», um das Mikrofon zu aktivieren oder deaktivieren.
Videokonferenzen: Kamera und Mikrofon steuern
Die im vorherigen Abschnitt erwähnten Power Toys erlauben es, via «Videokonferenz-Stummschaltung» auch die Kamera zu steuern. Sie können sie zusammen mit dem Mikrofon aktivieren und abschalten oder auch separate Tastaturcodes festlegen. Damit das funktioniert, braucht es allerdings eine Anpassung in Ihrer Videoconferencing-App: Sie müssen in Zoom, Google Meet, Teams oder Skype bei den Kamera-Einstellungen auf «Powertoys Videoconference Mute» umschalten: Dann wird das Videobild durch das Hilfsprogramm geleitet und lässt sich ein- und ausschalten.
Whiteboard: Apps fürs digitale Brainstorming
Microsoft steht für das klassische Büro-Computing: mit Word, Excel und Powerpoint, den altgedienten Anwendungen in dieser Sparte. In den letzten Jahren sind neue Apps hinzugekommen, die den neuen Bedürfnissen bei der Zusammenarbeit via Netz Rechnung tragen. Ein Beispiel ist Whiteboard. Diese App gibt es für Windows, Android und für iPhone und iPad: Mit ihr arbeiten Sie via Netz gemeinsam mit Kollegen an Planungen und Ideenskizzen. Die App stellt diverse gestalterische Elemente (u.a. Bilder und Formen, Textblöcke, Notizen) zur Verfügung, ebenso Vorlagen fürs Brainstorming, Projektplanung, diverse Analysen und sogar Spiele – um an einem Workshop das Eis zu brechen.
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